Skipulagðir viðburðir eru haldnir í ýmsum tilgangi, hvort sem að það séu tónleikar, fjölmenna samkomur til að kynna vöru- eða þjónustuframboð fyrirtækja eða einfaldlega fordrykkur og árshátíð starfsmanna. Þó svo að tilgangurinn geti verið ólíkur þá eiga allir viðburðir það sameiginlegt að þið ætlið að ná saman hóp af fólki sem mun eiga samskipti sín á milli.
Gefum okkur að þið séuð búin að fá samþykki stjórnenda fyrir viðburðinum, búið er að semja við viðburðahalda og skemmtikrafta og boðskortin hafa verið send. Þá er það eina sem á eftir að gera að opna dyrnar þegar kemur að stóra deginum.
Hinkrum aðeins! Það eru ýmsir hlutir sem við mælum með að þið hugið að áður en þið opnið dyrnar og takið á móti gestunum með bros á vör.
Við höfum skipt þessum ábendingum upp í þrjá flokka; undirbúningur fyrir viðburðinn, á meðan viðburði stendur og eftir viðburð.
Umfang og stærð viðburða getur verið mismunandi en óháð umfangi viðburðar þá munu skýr samskipti og miðlun upplýsinga gera gæfumuninn á undirbúningstímabilinu. Skýr miðlun ábyrgðarsviða hjálpar þar að auki til við að koma í veg fyrir að hlutir falli á milli skips og bryggju – og gerir ykkur kleift að leita aðstoðar við þá hluti þar sem sérfræðiþekkingu er ábótavant í undirbúningi viðburðarins.
Er einhver sem er með skilgreint ábyrgðarsvið að tryggja öryggi gesta mtt smitvarna? Er sá hinn sami með heildaryfirsýn yfir alla snertipunkta gestanna – allt frá bókun á viðburðinn þar til gesturinn labbar út á heimleið? Gefðu þessum aðila færi á að hafa áhrif á samskipti við gestina til að tryggja að upplýsingagjöfin sé í lagi.
Raðir og óþarfa hópamyndanir eiga það til að draga úr upplifun gesta og auka óöryggi þeirra. Í nánu samráði með ábyrgðaraðila húsnæðisins og ábyrgðaraðila öryggis gesta er mikilvægt að tryggja að aðgengi og flæði fólks sé eins og best verður á kosið og halda smithættu þar með í lágmarki.
Þá er mikilvægt að taka mið af reglum hverju sinni og fylgjast náið með öllum breytingum sem mögulega gætu orðið á í aðdraganda viðburðarins. Sem dæmi er mikilvægt að nándarreglur og reglur um fjöldatakmarkanir og sóttvarnahólf séu virtar.
Gæði starfsfólks er það sem að gerir viðburð að því sem hann er. Þegar velja á hverjir bera ábyrgð á mismunandi þáttum viðburðarins þá er mikilvægt að líta til reynslunnar sem þau hafa og bæta sértækri þjálfun við ef þörf þykir. Hversu oft hafa aðilarnir tekið svipuð verkefni að sér? Hafa þau þekkingu á nauðsynlegustu ferlum viðburða og hafa þau fengið rétta þjálfun?
Við vitum að til að halda smithættu í lágmarki á vinnustöðum þá þurfum við meðal annars að huga að því að þrífa og sótthreinsa reglulega sameiginlega snertifleti (https://www.dagar.is/frettir/4-einfaldar-adgerdir-sem-lagmarka-smithaettu-a-thinum-vinnustad). Sömu viðmið gilda þegar þið haldið viðburði og þar að auki er mögulegt að reyna að lágmarka fjölda sameiginlegra snertiflata. Sameiginlegir snertifletir eru t.d. hurðarhúnar, tölvubúnaður, míkrafónar, vaskar og handklæði.
Þar sem þið vitið að það sé óhjákvæmilegt að sameiginlegur og fjölfarinn snertiflötur sé til staðar þá er mikilvægt að þrífa og sótthreinsa þennan snertiflöt reglulega á meðan viðburðinum stendur. Ef þessi aðgerð er vel skipulögð og skýr ábyrgð er fyrir þessari aðgerð þá á hún ekki að hafa teljanleg áhrif á upplifun gestanna.
Samkvæmt Miðstöð sjúkdómavarna og forvarna í Bandaríkjunum (CDC) eykst hættan á covid-19 smiti þegar samskipti innan 2 metra aukast. Þegar mat og drykk er deilt út á viðburðum á fjarlægð á milli fólks oft til með að vera styttri en 2 metrar og því er vert að huga að því hvernig hægt er að viðhalda öryggi á meðan mat er deilt út.
Það sem hefur reynst okkur vel er að úthluta sérstökum starfsmanni í að skammta veitingum og drykk og ef ætlunin er að hafa borð fyrir gesti að tryggja þá að þau séu með 2 metra millibili. Grímur draga þar að auki að sjálfsögðu úr líkum á smiti.
Skammtastærðir veitinga hafa áhrif á hegðun gesta. Þeim mun stærri sem skammtarnir eru – þeim mun meiri líkur eru á að gestir þurfi að setjast til að neyta matar. Smærri skammtastærðir gera gestum kleift að njóta matarins standandi en aftur á móti aukast líkurnar á meira flæði gesta um rýmið.
Margir viðburðir eru þess eðlis að fólk situr við og hlustar á kynningar og fyrirlestra og þá hefur gefið góða raun að hafa vatn á borðum og jafnvel blað og penna líka – til þess að lágmarka umgang um rýmin.
Það skiptir marga gesti miklu máli að hafa auðvelt aðgengi að spritti og grímum. Þess vegna er góð venja að staðsetja spritt og grímur á borðum til þess að veita fólki góða upplifun en einnig til að minnka umgang.
Alþjóðaheilbrigðismálastofnunin og Landlæknir leggja mikla áherslu á að hægt sé að lágmarka smit með því að lofta vel um í lokuðum rýmum. Við mælum eindregið með að það sé gert í lok allra viðburða – og gott ef hægt væri að gera það reglulega á meðan viðburði stendur.
Mikilvægt er að þrífa alla snertifleti á milli viðburða og til að fyllsta öryggis sé gætt þá er gott að framkvæma sótthreinsun á svæðinu. Sótthreinsun svæða er oftast skipt í þrjá fasa:
- Snertifletir eru þrifnir með sértækum efnum
- Rými er sótthreinsað með efni sem eyðir veirum
- Rými er úðað í lokaþrifum og svæði lokað umferð í ca. tvo tíma
Eins og sjá má þá er að ýmsu að huga þegar kemur að viðburðahaldi. Þessi listi er ekki tæmandi yfir hluti sem þörf er á að hafa í huga – heldur erum við einungis að benda á punkta sem oft gleymast. Þar að auki þá er mikilvægt að fólk hugi að persónulegum smitvörnum.
Mikilvægast er að þið, sem viðburða- og fundahaldarar, nálgist viðburðahald á skipulegan hátt og leggið ykkar mat á hvað skiptir máli hverju sinni.
Dagar hafa ráðið fimm nýja stjórnendur sem öll hafa þegar hafið störf. Þau taka einnig sæti í framkvæmdastjórn fyrirtækisins. Ráðningarnar eru liður í skipulagsbreytingum hjá Dögum sem tóku gildi í byrjun árs. Breytingarnar taka mið af stefnu Daga um að skapa framúrskarandi umhverfi fyrir fyrirtæki framtíðarinnar.
Tíu starfsmenn Daga fengu afhent á dögunum Gullna brosið fyrir framúrskarandi störf. Gullna brosið er viðurkenning sem grundvallast á tilnefningum frá samstarfsfólki sem og ábendingum, hrósi og endurgjöf viðskiptavina.
Í dag, 16. nóvember, er dagur íslenskrar tungu haldinn hátíðlegur. Dagurinn er haldinn hátíðlegur á fæðingardegi Jónasar Hallgrímssonar, 16. nóvember ár hvert, með það að markmiði að minna á mikilvægi íslenskrar tungu og gleðjast og fagna sögu hennar, samtíð og framtíð.
